Jeder fünfte Deutsche leidet unter einer Krankheit, der sich die meisten nicht bewusst sind, jedoch unter den Folgen umso mehr leiden: die Aufschieberitis. Die Krankheit tritt natürlich nicht nur hierzulande, sondern weltweit auf. Der amerikanische Psychologe Joseph Ferrari von der DePaul-University in Chicago ist einer der führenden Forscher auf dem Gebiet der Aufschieberitis. Er hat 4000 Menschen nach ihren Arbeitsmustern befragt und kam zu dem Ergebnis, dass etwa 20 Prozent unter Zeitverschwendung und Aufschubtechniken leiden.
Hans-Jürgen Kratz hat 20 Therapien entwickelt, mit denen man dieser Volkskrankheit zu Leibe rücken kann und stellt in seinem Buch anschaulich dar, wie sie sich einfach in die Praxis umsetzen lassen. Ich denke, dass wir alle in unterschiedlichen Ausprägungen von Aufschieberitis betroffen sind. Die oben genannten 20 Prozent bilden sicherlich nur die Extremfälle ab. Daher ist das Buch für jeden eine interessante Lektüre – sowohl für Leute, die bereits erste Erfolge bei der Bekämpfung der Krankheit erzielt haben als auch für diejenigen, die sich damit noch gar nicht beschäftigt haben und folglich den größten Nutzen aus dem Buch ziehen werden.
Tagesplan erstellen
Die sicherlich wirkungsvollste Therapie besteht darin, jeden Arbeitstag schriftlich zu planen. „Arbeiten ohne Plan und Ziel ist wie Autofahren mit angezogener Handbremse“, sagt der Zeitmanagement-Experte Lothar J. Seiwert. Kratz beschreibt in seinem Buch hierfür die ALPEN-Methode (S.129). Die einzelnen Buchstaben stehen für:
- Aufgaben, Aktivitäten und Termine zusammenstellen
- Länge der Aktivitäten schätzen
- Pufferzeiten für Unvorhergesehenes reservieren
- Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten treffen
- Nachkontrolle: Unerledigtes in den Tagesplan des nächsten Arbeitstags übertragen.
Für das Aufstellen von Tagesplänen gibt Kratz folgende Tipps dem Leser an die Hand (S.130-132):
- Ein realistischer Tagesplan muss immer auf den Umfang reduziert werden, den man auch bewältigen kann. Es sollten Pufferzeiten eingeplant werden. Eine Grundregel der Zeitplanung besagt, nicht mehr als 60 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit in Beschlag zu nehmen. Dadurch wird eine Reserve von 20 Prozent für Unerwartetes und eine Reserve für spontane und soziale Aktivitäten von weiteren 20 Prozent gelassen.
- Die Aufgaben sollten so über den Tag verteilt werden, dass die persönliche Leistungskurve dazu passt. Morgenmenschen sollten den Tag mit den wichtigsten Aufgaben beginnen, weil morgens die Leistungskurve auf dem höchsten Level ist. C-Aufgaben sollten hingegen möglichst in Phasen des Leistungstiefs, zum Beispiel nach der Mittagspause, erledigt werden.
- Die wichtigste zu erledigende Aufgabe des Tages sollte auffällig markiert werden.
- Bei jeder Aufgabe sollte geprüft werden, ob man sie auch delegieren kann.
- Für Routineaufgaben (zum Beispiel E-Mails, Telefonate, Diktate, Posteingang) feste Zeiten vorsehen und in Blöcken erledigen.
- Sperrzeiten bzw. stille Stunden eintragen.
- An jedem Tag sollte möglichst eine unangenehme Aufgabe erledigt werden, bei der man sonst Gefahr laufen würde, sie vor sich her zu schieben.
Kritiker des schriftlichen Tagesplans argumentieren gerne, dass das Aufstellen des Plans wertvolle Zeit koste, in der man beispielsweise ein paar Mails beantworten könne. Das mag sein. Die Zeit, die man über den gesamten Tag durch ein organisiertes, strukturiertes Arbeiten gewinnt, beträgt jedoch ein Vielfaches. Kratz führt ein weiteres Argument ins Feld: „Die Zeitspanne zwischen dem Aufstellen des Tagesplans und dem nächsten Arbeitsbeginn nutzt Ihr Unterbewusstsein bereits, um sich mit den anstehenden Arbeiten zu beschäftigen. Starten Sie schließlich mit der Aufgabe, werden Überlegungen und Lösungsansätze quasi aus heiterem Himmel in Ihr Bewusstsein gespült.“ (S.132)
Störungen unterbinden
Neben dem Planungsinstrument der ALPEN-Methode gibt Kratz einige weitere interessante Anregungen, um das eigene Zeitmanagement zu optimieren. Ein simpler, aber in der Praxis gar nicht so leicht durchzusetzender Tipp: „Reduzieren Sie Störungen: Durch die unnützen Störungen und die Zeitspanne, die Sie benötigen, um Ihre Aufmerksamkeit wieder auf die eigentliche Arbeit zu richten, tritt ein ‚Sägeblatt-Effekt‘ ein, durch den bis zu 28 Prozent der Arbeitszeit am Tag verloren gehen.“ (S.102) Sehr erschreckend und ernüchternd ist das Ergebnis einer Studie: US-amerikanische Wissenschaftler fanden heraus, dass sich ein Angestellter durchschnittlich elf Minuten einer Aufgabe widmen kann, bevor er unterbrochen wird. Was noch schlimmer ist: Nach der unfreiwilligen Pause dauert es teils bis zu 25 Minuten, bis man sich wieder in seine Aufgabe hineingedacht hat. Was das für die persönliche Leistungsfähigkeit bedeutet, beschreibt Kratz an einem anschaulichen Beispiel: „Ein Motor, den Sie nur einige Augenblicke laufen lassen und dann wieder ausstellen, kommt nicht auf Betriebstemperatur und erreicht bei hohem Energieverbrauch nicht die volle Leistungsfähigkeit. Ähnlich geht es auch den Menschen. Sie brauchen eine gewisse Zeit, bis sie sich wieder der Leistungsgrenze von 100 Prozent annähern.“ (S.103)
Kratz rät daher auch, dass wir uns nicht der Nonstop-Präsenz unterwerfen sollen, sondern bewusst kleine Auszeiten nehmen sollten. Dazu gehöre es, den Anrufbeantworter an- und das Handy auszustellen sowie den Signalton auszuschalten, der anzeigt, dass eine neue E-Mail eingegangen ist. Schließlich wird man in der Regel auch nicht gestört, wenn man in einer Besprechung sitzt. Wenn man einen Termin außer Haus hat, ist man ebenfalls nicht verfügbar (S.104). Warum sollte das anders sein, wenn man gerade an einer wichtigen Aufgabe arbeitet? Besonders einleuchtend ist es, wenn man sich vorstellt, ein Profi-Fußballer würde während eines Bundesligaspiels plötzlich an den Spielfeldrand gehen, um ein wichtiges Telefonat von seinem Hauptsponsor entgegen zu nehmen. Das würde er natürlich niemals tun, sondern das Telefonat erst nach dem Spiel führen.
Ebenfalls sinnvoll ist es, Termine mit sich selbst zu vereinbaren. Kratz nennt diese Zeiten 3-M-Stunden (= Meeting mit mir) und schreibt: „Sollten diese Termine öfter platzen, liegt es vermutlich an Ihrer eigenen mangelnden Disziplin und Konsequenz.“ (S.105)
Effizienzfeind Internet
Die größten Feinde des zeiteffizienten Arbeitens sind heutzutage E-Mails, soziale Netzwerke wie Facebook und Messenger-Dienste wie Skype. Gefährlich sind sie vor allem für Menschen, die nicht die nötige Selbstdisziplin aufbringen können, sich auf Aufgaben zu konzentrieren und sich allzu leicht ablenken lassen.
Ein wichtiger Tipp von Kratz in diesem Zusammenhang: „Lesen Sie Ihre E-Mails möglichst nicht bei Arbeitsbeginn. Rufen Sie sofort Ihre E-Mails ab, beantworten Sie vermutlich gleich einige elektronische Post, schreiben neue E-Mails und springen dabei von Thema zu Thema. Mit hoher Wahrscheinlichkeit wird der gesamte Arbeitstag ähnlich unstrukturiert ablaufen. Haben Sie aber zu Beginn mit hoher Konzentration eine wichtige A-Aufgabe erledigt, starten Sie mit einem Gewinner-Gefühl in weitere Aktivitäten.“ (S.73) Kratz empfiehlt, nur zwei- oder dreimal täglich das elektronische Postfach zu öffnen.
Wir müssen aber nicht nur die nötige Selbstdisziplin aufbringen, uns nicht von der Arbeit ablenken zu lassen. Gleichzeitig müssen wir vor einer speziellen Form von Verbrechern auf der Hut sein. So wusste Napoleon Bonaparte schon: „Es gibt Diebe, die von den Gesetzen nicht bestraft werden und dem Menschen doch das Kostbarste stehlen: die Zeit.“ Diese Zeitgenossen kommen unangemeldet zur Tür herein und reißen uns aus unserer Konzentration. Kratz rät, dass man in einem solchen Fall sofort aufstehen sollte, dem ungebetenen Gast gar nicht erst einen Platz anbieten sollte und das Gespräch auf das Wesentliche zu reduzieren und schnell zu beenden versuchen. Kratz merkt jedoch auch an, dass nicht jeder Small Talk abgewürgt werden muss. Schließlich gehöre das eine oder andere Gespräch über Privates auch zur Sozialhygiene eines Unternehmens. Um Kollegen gar nicht erst dazu zu verleiten, Sie ungefragt zu stören, empfiehlt Kratz die Politik der begrenzt offenen Tür anstelle der Politik der offenen Tür: Wenn man ansprechbar ist, ist die Tür offen, wenn man ungestört arbeiten möchte, ist sie zu (S.87-88).
20 Prozent weniger Leistung durch Schreibtischchaos
Ob Pinocchio die Wahrheit spricht, erkennen wir an der Länge seiner Nase. Ob eine Person effizient und strukturiert arbeitet, erkennt man leicht bei einem Blick auf seinen Schreibtisch. Herrscht dort Chaos, sodass man kaum etwas von der Tischplatte sieht, ist sicherlich auch der Arbeitsalltag der Person chaotisch, unstrukturiert und somit ineffizient.
Schreibtischchaos lässt unsere Arbeitsleistung um rund 20 Prozent zurückgehen, sagt der Arbeitsmediziner Thomas Hackländer vom Arbeitsmedizinischen Zentrum in Gelsenkirchen. Nach einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung zum „schlanken Büro“ werden gut zehn Prozent der Arbeitszeit durch überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien oder ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen verschwendet.
Experimente mit Studenten in den USA ergaben, dass Personen an überfüllten Schreibtischen bis zu 90 Prozent täglich mit Umherräumen, Umstapeln und Suchen beschäftigt sind (S.119).
Kratz schreibt dazu außerdem: „Ein überladener Schreibtisch gilt nicht als Zeichen besonderen Fleißes und großer Arbeitswut. Er weist eher auf das Unvermögen seines Besitzers hin, Ordnung zu halten. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz schafft nicht nur den für eine erfolgreiche Arbeitsleistung notwendigen Überblick, sondern bewirkt auch eine höhere Motivation.“ (S.122).
Vom Aussehen eines zugemüllten Schreibtischs schließen Vorgesetzte, Kollegen, Kunden und Besucher auf die Arbeitsweise des Eigentümers. Da der Mitarbeiter wenig kompetent und schlecht organisiert wirkt, kann der chaotische Arbeitsplatz schnell zum Karrierekiller werden, so Kratz (S.121).
Kratz hat folgende Tipps formuliert, um dem Schreibtischchaos den Kampf anzusagen (S.123):
- Legen Sie prinzipiell nur Unterlagen von Aufgaben auf Ihren Schreibtisch, an denen Sie momentan wirklich arbeiten.
- Alle tagesaktuellen und häufig genutzten Arbeitsmittel und Unterlagen sollten sich an Ihrem Arbeitsplatz in direkter Griffweite befinden, ohne dass ein Aufstehen erforderlich wird. Nach häufig genutzten Formularen und Telefonnummern sollten Sie ebenso wenig suchen müssen wie nach Stiften, Markern oder Büroklammern.
- Räumen Sie abends Ihren Arbeitsplatz auf, damit Sie am nächsten Tag entspannt an einem geordneten Arbeitsplatz beginnen können.
- Richten Sie für Ihre Arbeitsunterlagen ein funktionelles und auf Sie persönlich abgestimmtes, aber auch für Kollegen oder Urlaubsvertretungen nachvollziehbares Ablagesystem ein.
Zwischenablage „Müllhaufen“
Das wichtigste Hilfswerkzeug für Ordnung auf dem Schreibtisch ist übrigens der Rundordner. Weniger wichtige Informationen sollten wir lieber beherzt wegwerfen statt mit ihnen unseren Schreibtisch zu belasten. Wem es schwer fällt zu entscheiden, ob etwas tatsächlich unwichtig ist und nicht mehr gebraucht wird, dem hilft ein weiterer Tipp von Kratz. Er rät, dass man sich auf dem Schreibtisch ein Fach mit der Aufschrift „Müllhaufen“ anlegt. In diese Zwischenablage werden chronologisch unwichtige Aufgaben und Unterlagen gestapelt. Sollte wider Erwarten die Bedeutung einer zwischengelagerten Sache steigen, besteht doch noch eine Zugriffsmöglichkeit. Erfahrungsgemäß spielen als unwichtig angesehene Vorgänge keine Rolle mehr, sodass sie nach einer Karenzzeit von zwei bis drei Monaten endgültig entsorgt werden sollten (S.68).
Öfter mal eine Pause
Wer intensiv arbeitet und sich auf den Punkt konzentriert, der braucht natürlich auch Pausen. In vielen Untersuchungen hat sich herausgestellt, dass Ermüdungserscheinungen in der Regel besser durch häufige kurze als durch wenige lange Entspannungspausen zu bekämpfen sind. Arbeitsmediziner ordnen den Erholungswert von Pausen innerhalb der ersten fünf Minuten als sehr hoch ein – nach dieser Zeitspanne erholen wir uns kaum noch. Ein Arbeitsrhythmus, der 50 Minuten intensives Arbeiten und fünf Minuten Pause umfasst, ist empfehlenswert, weil sich der Körper an regelmäßige Pausen gewöhnt und sich dann schneller erholen kann, so Kratz (S.129).
